Kaufen oder bauen – die Frage wird gestellt, als gäbe es zwei Antworten. Tatsächlich gibt es drei Wege, und der mittlere wird am häufigsten übersehen, obwohl er am häufigsten richtig ist. Eine nüchterne Entscheidungshilfe, samt der Kosten, die in beiden Varianten gern unter den Tisch fallen.
1. Die Frage wird meist zu früh gestellt
„Kaufen wir eine Branchenlösung oder lassen wir etwas entwickeln?" – diese Frage kommt typischerweise, bevor eine andere geklärt ist: Welcher Teil des Prozesses ist eigentlich das Unterscheidungsmerkmal dieses Betriebs?
In den meisten Unternehmen sind das erstaunlich wenige Schritte. Der überwiegende Teil – Rechnungen schreiben, Zeiten erfassen, Bestände führen – läuft so ähnlich wie beim Wettbewerber. Was den Betrieb wirklich ausmacht, ist oft ein einziger Vorgang: die besondere Art der Kalkulation, ein Prüfablauf, eine Terminlogik, die man in zwanzig Jahren entwickelt hat.
Genau dieser Ausschnitt rechtfertigt eine Eigenentwicklung – und nur er. Alles andere ist austauschbar, und Austauschbares kauft man.
2. Drei Wege statt zwei
Die Software wird genommen, wie sie ist, und der Betrieb richtet sich danach. Klingt nach Kapitulation, ist aber bei allem richtig, was nicht das Unterscheidungsmerkmal des Unternehmens ist – und es hält die Software dauerhaft aktualisierbar.
Passt, wenn die Abweichung vom Standard reine Gewohnheit ist.
Das Produkt bleibt, wird aber über vorgesehene Erweiterungspunkte ergänzt. Entscheidend ist die Grenze: Was der Hersteller als Erweiterung vorsieht, überlebt Updates. Was am Vorgesehenen vorbei angepasst wird, ist eine Individualentwicklung mit dem Wartungsrisiko von zweien.
Passt, wenn das Produkt im Kern trägt und die Lücken benannt sind.
Gebaut wird genau der Ablauf, der den Betrieb ausmacht. Teurer in der Anschaffung, dafür ohne Lizenzbindung und ohne Prozesse, die sich einem fremden Produkt beugen. Rechtfertigt sich über den Teil des Geschäfts, den es nicht von der Stange gibt.
Passt für den Ausschnitt, der Ihr Geschäft von anderen unterscheidet.
Der mittlere Weg verschwindet in der Diskussion regelmäßig, weil er unentschlossen wirkt. Er ist es nicht: Er ist die Anerkennung, dass ein Betrieb aus vielen normalen und wenigen besonderen Abläufen besteht.
3. Wo Standardsoftware klar gewinnt
Es gibt Bereiche, in denen eine Eigenentwicklung fast immer die falsche Entscheidung ist – nicht wegen der Baukosten, sondern wegen dessen, was danach kommt.
Das gemeinsame Merkmal: Der fachliche Inhalt ändert sich regelmäßig von außen, ohne dass Ihr Unternehmen daran etwas gestalten könnte. Wer solche Bereiche selbst baut, bezahlt dauerhaft dafür, gesetzliche Änderungen nachzuziehen – jedes Jahr aufs Neue und ohne jeden Vorteil gegenüber dem Wettbewerb.
4. Wo Standardsoftware teuer wird
Der problematische Fall ist nicht der, in dem das Produkt gar nicht passt – der fällt früh auf. Teuer wird es, wenn es zu 70 % passt und die fehlenden 30 % ausgerechnet das Kerngeschäft betreffen.
Dann beginnt eine Entwicklung, die sich über Jahre zieht und die selten jemand als Kosten verbucht: Neben dem System entsteht eine zweite, inoffizielle Softwarelandschaft aus Tabellen, Nebenlisten und Erinnerungen im Kalender. Informationen werden doppelt erfasst. Zwei Personen wissen, wie es „wirklich" läuft. Und mit jedem Versionssprung des Herstellers stellt sich die Frage, ob die Anpassungen noch funktionieren.
Die verlässlichste Warnung ist nicht technischer Natur: Wenn die Einarbeitung neuer Mitarbeiter überwiegend daraus besteht, die Ausnahmen und Umwege zu erklären, trägt das Produkt den Kernprozess nicht mehr.
Der verwandte Fall – gewachsene Eigenlösung statt Produkt: Access-Datenbank ablösen, ohne den Betrieb anzuhalten
5. Die Rechnung, die selten aufgemacht wird
Verglichen wird meist der Angebotspreis: Lizenz gegen Entwicklungskosten. Das ist der kleinere Teil der Wahrheit. Sinnvoll ist ein Vergleich über fünf Jahre, mit allen Posten – auch denen, die keine Rechnung erzeugen.
| Posten | Standard (ggf. mit Anpassung) | Individuallösung |
|---|---|---|
| Anschaffung | gering bis keine, dafür laufende Lizenz je Nutzer und Jahr | einmalig hoch, danach keine Lizenzkosten |
| Einführung | Konfiguration, Datenübernahme, Schulung | Konzept und Entwicklung, Datenübernahme, Schulung |
| Anpassung an den Betrieb | je Anpassung, und erneut bei größeren Versionssprüngen | im Bau enthalten |
| Laufender Betrieb | im Abonnement enthalten | Hosting und Wartung, planbar |
| Weiterentwicklung | abhängig von der Produkt-Roadmap des Herstellers | nach eigenem Bedarf, gegen Aufwand |
| Der übersehene Posten | die Arbeitszeit für Workarounds, Nebenlisten und doppelte Erfassung | die Abhängigkeit vom Dienstleister, wenn der Code nicht Ihnen gehört |
Der letzte Posten entscheidet die Rechnung häufiger als alle anderen zusammen. Zwei Stunden Mehraufwand pro Woche, verursacht durch Umwege im Standard, summieren sich über fünf Jahre zu einem Betrag, für den man den fehlenden Teil hätte bauen lassen können. Wie man diese Stunden in Geld umrechnet, steht im Kostenartikel – die Vollkostenrechnung dort gilt hier genauso.
Zum Rechnen: Was kostet Prozessautomatisierung? So rechnen Sie es selbst aus
6. Der Ausweg, den viele übersehen
Die Entscheidung muss nicht für das ganze Unternehmen fallen. In vielen Fällen ist die beste Lösung: Standard behalten, wo er trägt – und den fehlenden Teil als eigene, kleine Anwendung danebenstellen, über eine Schnittstelle gekoppelt.
Alles in ein System pressen
- Anpassungen am Produkt vorbei, Updates werden riskant
- Jede Änderung läuft über den Hersteller
- Der Kernprozess hängt an fremden Release-Plänen
- Ausstieg bedeutet Komplettablösung
Standard plus eigener Baustein
- Das Produkt bleibt im Auslieferungszustand aktualisierbar
- Der besondere Ablauf ist frei änderbar
- Beide Seiten haben eine klare Grenze: die Schnittstelle
- Ein Wechsel betrifft immer nur eine Seite
Die Voraussetzung ist eine belastbare Schnittstelle – und die Bereitschaft, die Grenze sauber zu ziehen: Welche Daten führt welches System, und welches gibt nur ab? Wo diese Frage offenbleibt, entstehen zwei Wahrheiten, und das ist teurer als jede der beiden reinen Varianten.
7. Sechs Fragen zur Entscheidung
Ja → Standard. Der Ablauf ist kein Vorteil, sondern Notwendigkeit.
Lässt sich das nicht beziffern, ist der Leidensdruck kleiner als gedacht.
Über 90 % → anpassen. Unter 60 % → das Produkt ist das falsche.
Ja → Standard, sonst pflegen Sie Gesetzesänderungen dauerhaft selbst nach.
Oft → eigene Lösung, weil jede Änderung sonst über den Hersteller läuft.
Vor der Beauftragung klären – Quellcode, Daten, Betrieb. Danach ist es zu spät.
Fallen die Antworten gemischt aus, ist das kein Patt, sondern der Hinweis auf den dritten Weg: Der Teil mit „Standard"-Antworten wird gekauft, der Teil mit „eigene Lösung"-Antworten gebaut, und dazwischen liegt eine Schnittstelle.
Die Entscheidung steht an?
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihren Prozess durch und grenzen ein, welcher Teil wirklich Ihr Geschäft ist. Häufig ist das Ergebnis, dass weniger gebaut werden muss als gedacht.
Mehr zum Leistungsumfang: Individualsoftware für den Mittelstand