Die meisten Unternehmen wissen, dass sich einiges automatisieren ließe. Schwerer ist die Frage, womit man anfängt. Dieser Artikel zeigt ein Vorgehen in fünf Schritten und sagt auch, wann man es besser lässt.
1. Was „automatisieren" hier heißt
Gemeint ist nicht, Software auszutauschen. Bestehende Programme werden so verbunden, dass Daten nicht mehr von Hand von einem ins andere wandern: ERP, Shop, Postfach, Buchhaltung. Typische Beispiele:
- Bestellungen aus E-Mails werden automatisch ins ERP übernommen.
- Kundendaten werden zwischen CRM und Buchhaltung abgeglichen.
- Angebote entstehen aus Formularangaben.
- Terminbestätigungen und Erinnerungen gehen automatisch raus.
- Eingehende E-Mails werden vorsortiert.
2. Woran man gute Kandidaten erkennt
| Problem | Folge | Ansatz |
|---|---|---|
| Doppelte Dateneingabe | Zeitverlust und Fehler | Daten zwischen den Systemen abgleichen |
| Papierbasierte Abläufe | Unübersicht, Suchzeit | Digitale Abläufe mit festen Schritten |
| Fehlende Schnittstellen | Medienbrüche | Systeme über eine Zwischenschicht verbinden |
3. Fünf Schritte
Wiederkehrende Aufgaben erfassen, mit Häufigkeit und Dauer. Drei bis fünf zeitintensive Abläufe reichen für den Anfang.
Ein Ablauf mit hoher Häufigkeit und klaren Regeln gewinnt gegen einen seltenen mit vielen Ausnahmen.
Wie man den Nutzen ausrechnet, steht hier: Was kostet Prozessautomatisierung?
Welche Systeme sind beteiligt, wo greift jemand von Hand ein, welche Sonderfälle gibt es (Stornos, Teillieferungen, abweichende Konditionen)? Daraus ergeben sich die Verbindungspunkte.
Ein Ablauf, ein Ergebnis, ein vorab festgelegtes Erfolgsmaß, zum Beispiel Minuten pro Vorgang.
Welches Werkzeug dazu passt, steht hier: Automatisierungstools im Vergleich
Erst wenn der erste Ablauf zuverlässig läuft, kommt der nächste dran.
4. Was Sie erwarten dürfen
Eine pauschale Zahl wie „30 bis 50 Prozent weniger Aufwand" gibt es nicht. Der Gewinn hängt an der Häufigkeit und Dauer des einzelnen Vorgangs und lässt sich für den eigenen Fall ausrechnen. Verlässlich ist dagegen: Übertragungsfehler entfallen, und Vorgänge starten sofort statt am nächsten Morgen.
5. Wann Sie es lassen sollten
- Der Ablauf kommt nur selten vor.
- Der Ablauf ändert sich gerade. Erst festlegen, dann bauen.
- Fast jeder Fall ist ein Sonderfall. Das ist eine Entscheidung, keine Aufgabe.
Mehr dazu im Artikel zu den Kosten.
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Mehr zum Leistungsumfang: Prozessautomatisierung